Reboarding: bijna elk bedrijf krijgt er de komende tijd mee te maken. In de post-corona tijd verwachten veel bedrijven hun werknemers weer terug op kantoor. Maar de manier van werken zal bij de meeste organisaties veranderen. Hoe ga je daar als bedrijf mee om? En hoe zorg je ervoor dat elke werknemer zich weer comfortabel voelt op kantoor?
OGD ICT-diensten vroeg ons om hen hierbij te helpen. Om te inventariseren welke behoeften er zijn binnen het grote team, creëerden we persona’s. Bij de wensen die hieruit naar voren kwamen, ontwierpen we een passend kantoor.
Visie op reboarding
Wanneer je onderzoekt of je voor een nieuwe kantoorinrichting moet kiezen, is het belangrijk om na te denken over wat de norm wordt binnen jouw bedrijf. Welke verhouding tussen thuiswerken en aanwezigheid op kantoor kies je? Wat is haalbaar voor je team, en wat is wenselijk? Dit kan een 50/50-verdeling zijn, maar ook 70/30 is mogelijk.
Hoe denkt jouw bedrijf hierover en wat is de visie van het management? Het is essentieel om dit te bepalen én om te beslissen wie er meedenkt in dit proces. Bij OGD hebben wij dit dan ook uitgebreid geanalyseerd.
Persona’s inzetten
OGD heeft 1300 werknemers. Dat aantal is te groot om ieders wensen op het gebied van werkplekken, werktijden en werklocaties te inventariseren. Het creëren van persona’s bood uitkomst. Een persona is een personage dat symbool staat voor een subgroep binnen je totale doelgroep. Denk aan het type functie, de professionele doelen of persoonlijkheidskenmerken.
Uitwerking van persona’s
Bij OGD ICT-diensten kwamen we tot zeven persona’s, namelijk:
de beller
de aanwaaier
de vergadertijger
de focusser
de meubelstukken
de nomade
de gympies
Deze zijn stuk voor stuk tot in detail uitgewerkt, om helemaal uit te kristalliseren waar de behoeften liggen op het gebied van functie, doelen en kenmerken. De uitwerking van de ‘aanwaaier’ bijvoorbeeld, zag er als volgt uit:
‘Locatie’ en ‘zones’ in de bovenstaande afbeelding beschrijven waar deze specifieke persona voornamelijk zal gaan werken. OGD ICT-diensten heeft verschillende vestigingen. Naast de genoemde locatiegegevens is het dus ook nog relevant op welke vestiging het personeelslid zal werken. Ook is het belangrijk om te weten over welke uitrusting de persona beschikt. Dit heeft directe invloed op de benodigde faciliteiten, zoals elektrapunten en wifi. En de allerbelangrijkste vraag om tot een goede werkplekinrichting te komen is hoe vaak en wanneer iemand aanwezig is.
Deze gegevens samen vormen een goed beeld van de behoefte van elke persona. Vervolgens keken we wie er onder welke persona valt. OGD heeft ter bevestiging ook nog rechtstreeks aan het team gevraagd tot welke persona zij zichzelf zouden rekenen. Met dit overzicht bepaalden we hoeveel van elke persona er in het bedrijf werkzaam zijn. Deze verzameling aan informatie stond aan de basis van het programma van eisen (PvE) van OGD. Met het PvE als leidraad startten we het ontwerptraject voor een nieuw thuis voor de OGD'ers.
In het PvE is ook nog rekening gehouden met ongeplande activiteiten die in elk bedrijf plaatsvinden. Er zijn onverwachte meetings of er is een overlooptijd tussen twee afspraken. Voor deze ‘grijze gebieden’ is een buffer nodig, in de vorm van één of meerdere ruimtes in het kantoor waar iedereen gebruik van kan maken, buiten de kaders van zijn of haar persona.
Bij OGD hebben we hiervoor een bar ingericht, voorzien van verschillende werk- en overlegmogelijkheden. Hier zijn elektrapunten en wifi beschikbaar, en uiteraard goede koffie. In deze bar kan iedereen prettig werken, zonder te hoeven reserveren of een ruimte te gebruiken die onder de persona valt.
Kantoorontwerp door interieurarchitect
Om tot een goed kantoorontwerp te komen, beginnen wij als interieurarchitecten dus met het verzamelen van gegevens. Naast de persona’s zijn de volgende zaken belangrijk om te inventariseren:
Een analyse van de bedrijfscultuur;
De kenmerken van het kantoorgebouw en de voor- en nadelen ervan;
Het beschikbare budget.
Wanneer deze inventarisatie compleet is, hebben we voldoende informatie om een functionele indelingsplattegrond en een moodboard samen te stellen. In combinatie met de gegevens over onder meer het gebouw en het budget, vormt dit de basis voor het totale kantoorontwerp. Het eerste deel van het ontwerpproces is hiermee een feit!
Comments