Hybride werken, activity based werken, het nieuwe werken, post-corona, reboarding, social hub… Veel namen voor allemaal ongeveer dezelfde aangelegenheid: de nieuwe kantoorsituatie na de coronapandemie, waarbij de meeste medewerkers na een periode van voornamelijk thuiswerken weer deels terugkomen op kantoor.
Welke naam je er ook aan geeft, één ding is duidelijk: het kantoorlandschap gaat veranderen. Na het coronatijdperk zullen we op een andere manier omgaan met het kantoor. Ieder bedrijf moet opnieuw kijken naar zijn bedrijfsprocessen en hoe deze worden vormgegeven. Niet alle werkzaamheden zullen meer op kantoor worden gedaan, een deel ervan zal nog steeds vanuit huis worden uitgevoerd.
De nieuwe rol van het kantoor en de kantoorinrichting
Wat gaan we nog doen op kantoor? Onze ervaring leert, dat we in de nieuwe situatie naar kantoor gaan met het idee om daar gerichte taken uit te voeren. Taken zoals scrummen, vergaderen, teamoverleg, geconcentreerd werken, een-op-een overleg of gewoon werken omdat het thuis even niet kan. De functie van het kantoor is het faciliteren van al deze taken.
Huidige kantoren: verbouwen of verhuizen?
Om het kantoor goed zijn werk te kunnen laten doen, moet het een en ander worden aangepast. Ongeacht of je naar een nieuw pand gaat of ervoor kiest om het huidige pand te verbouwen. Wat er precies aangepast moet worden, hangt af van de bedrijfsprocessen. Onze ervaring is dat medewerkers in de nieuwe situatie vooral naar kantoor komen om te overleggen. Ze komen niet zozeer ‘meters maken’. Het is dus erg belangrijk om de huidige processen in kaart te brengen en te toetsen of het kantoor deze processen nog steeds faciliteert. Dit doen wij onder andere door het creëren van persona’s.
Een ingreep hoeft niet groot te zijn, maar wel effectief
De aanpassingen die gedaan moeten worden, zijn niet altijd heel ingrijpend. Soms zijn een paar kleine wijzigingen al voldoende, als deze maar effectief zijn en gericht op de nieuwe wensen. Zo bouwden wij bij een lopend project een aantal kamers met twee werkplekken om naar flexkamers en huiskamers. Flexkamers zijn kamers die breed inzetbaar zijn, als werkkamer of vergaderruimte voor twee tot vier personen. De huiskamers zijn een flexkamer, aangevuld met een informele zitplek. Dit is een goed voorbeeld van hoe een simpele aanpassing het kantoor veel flexibeler maakt. Met als resultaat een meer flexibele werkomgeving, die de medewerkers beter faciliteert bij hun wisselende werkzaamheden.
Voordat je ingrepen doet aan de huidige inrichting, zijn de volgende zaken relevant:
In het voortraject moet goed in kaart zijn gebracht wat nu precies de werktaken van het bedrijf zijn.
Het moet bekend zijn wie op welk moment welke taken komt uitvoeren op kantoor. Dit wordt inzichtelijk door het inzetten van persona’s.
Er dient een inventarisatie te zijn gedaan van alle bestaande ruimtes en de flexibiliteit ervan. In hoeverre kunnen de ruimtes verbouwd worden?
Er dient inzicht te zijn over in hoeverre de beschikbare meubels voldoende zijn om deze taken te ondersteunen.
In het programma van eisen (PvE) dat wij samen met elke klant opstellen, komen al deze zaken terug. Op die manier gaan wij goed voorbereid en met een gedegen basis aan de slag.
Advies over de nieuwe rol van het kantoor
Bent je zelf aan het inventariseren of er kleine ingrepen nodig zijn bij je bedrijf? Of heb je de keuze gemaakt om te verhuizen en wil je het nieuwe kantoor optimaal klaarmaken voor het faciliteren van de werkprocessen? Wij helpen je graag om dit proces goed te laten verlopen!
Comments